所有會員擬用作廣告的小冊子(包括行程表 / 單張等)，必須在分發以及所刊登的旅行團發售的最少 兩個工作天 前，交議會審批和登記。會員交齊登記小冊子所需的資料後，旅行團可於兩個工作天內完成登記。

會員須按下列程序向議會辦事處辦理登記旅行團手續：

  1. 在議會網站下載「 外遊旅行團登記表格 」( PDF格式 / Word格式 )，或致電會員服務熱線索取登記表格，電話： (852)2969-8100 。

  1. 已填妥的登記表格必須連同 兩份小冊子的正本 ，以及登記所需文件，郵寄或派員送交議會出境旅遊部。

  1. 每份小冊子必須註明：

    • 團費或團費上下限；
    • 香港領隊、當地導遊及司機等的每天建議服務費；
    • 往返香港的交通工具(如乘坐飛機，必須註明航空公司名稱或徽號)；
    • 小冊子的有效日期。

  2. 填寫「外遊旅行團登記表格」時，請把相同線路的旅行團歸為一類。如位置不敷應用，請使用「登記表格附頁」。

  1. 如會員在辦理登記手續時，沒有向議會提供所需資料，而其後又沒有在擬宣傳或發售有關旅行團的兩個工作天前，向議會補交有關資料，則 該次登記申請將當作會員自動放棄論 。

  1. 議會在確認旅行團登記的申請獲批准後，會發出「確認登記批准通知函」。 會員必須得到議會正式通知登記已獲批准和收到該通知函後，方可宣傳或發售旅行團，否則即屬違規 。

  2. 如日後會員售賣旅行團的團費超出已登記的售價範圍，或旅行團的出發日期、航空公司、酒店、行程、活動(自費或非自費)、景點、膳食及其他項目，有別於已向議會登記的資料，會員必須向議會重新登記。